Ich weiß nicht wie es Euch geht aber in Sachen Dokumentenmanagement habe ich mir unter OS X bisher nie richtige Gedanken gemacht.
Als Blogger, der mehr oder weniger täglich eine größere Anzahl an verschiedensten Dokumenten zu handeln hat, eigentlich unverständlich. Und ganz ehrlich? Langsam wird’s unübersichtlich und so müssen Lösungen her.
Neben doo, mit dem ich irgendwie nicht so richtig warm werde, habe ich mir iDocument 2 näher angesehen. Nachfolgend mein Review.
iDocument 2 ist der Nachfolger von iDocument, welches ich persönlich nicht kenne und über das, wenn ich meinen Recherchen im Web trauen kann, hin und wieder ganz schön gemeckert wurde.
Das scheint auch Entwickler IcyBlaze Software mitbekommen zu haben und so ist es kein Wunder, dass iDocument 2 mit seinem Vorgänger nicht mehr viel gemeinsam hat.
Beginnen möchte ich aber erst einmal mit der Oberfläche, die zum einen wirklich sehr schick geworden und zum anderen in den iDocument 2 Einstellungen in einem hellen und dunklen Theme verfügbar ist.
Links befindet sich die Bibliothek mit ihren verschiedenen Verzeichnissen, rechts die eigentlichen Dokumente, die im oberen Bereich nach Titel, Größe u.s.w. gefiltert werden können. Dazu gibt es oben rechts eine Suche.
Zur besseren Übersicht lässt sich die linke Sidebar auch ausblenden. Die Verzeichnisse der Bibliothek werden daraufhin weiter oben in einem Dropdown-Menü angezeigt.
Will man neue Dokumente, deren Herkunft übrigens nicht nur lokale Verzeichnisse, sondern auch externe Laufwerke oder ein NAS bzw. beliebige andere Netzwerklaufwerke sein können, zur Bibliothek hinzufügen, hat man generell drei Möglichkeiten.
Zum einen kann man Dokumente per drag-and-drop in die App hineinziehen und sie so in einen Ordner oder eine Zusammenstellung importieren. Der große Nachteil dieser aus iDocument 1 bekannten ‚alten‘ Methode ist, dass eine Schattenkopie dieser so hinzugefügten Dokumente angelegt wird. Veränderungen, die man an diesen Dokumenten mit iDocument macht, werden demnach auch ausschließlich von der iDocument Library übernommen. Die Originaldatei bleibt unangetastet.
Von der doppelten Datenhaltung einmal abgesehen, ist diese Methode meiner Meinung nach für produktives Arbeiten extrem unhandlich. Daher gibt es seit iDocument 2 auch indexierte Ordner.
Diese indexierten Ordner haben den Vorteil, dass keine Dokumente hin- und herkopiert werden, sondern lediglich ein Index mit Metadaten und Thumbnails von iDocument angelegt wird. Man arbeitet also immer auf der Originaldatei und werden außerhalb von iDocument Veränderungen an dieser Datei vorgenommen, merkt die App dieses automatisch und aktualisiert die Anzeige bzw. den angelegten Index.
Die dritte Möglichkeit Dokumente zu iDocument 2 hinzuzufügen ist über die Cloud. Hier wird neben Dropbox, Google Drive, SkyDrive, Box.net, SugarSync und Copy.com auch die iCloud unterstützt.
Sind die einzelnen Clouds mit iDocument verbunden, werden sie, nachdem die enthaltenen Dokumente indexiert wurden, in der Sidebar als einzelne Ordner angezeigt. Sogar die vorhandene Verzeichnisstruktur wird übernommen.
Interessant ist in diesem Fall das iCloud Feature. Wie wir alle wissen, hat Apple es bis dato nicht geschafft eine optisch vernünftige Dateiverwaltung für die iCloud bereitzustellen. Mit iDocument hat man nun die Möglichkeit App-unabhängig (fast) alle vorhandenen iCloud-Dokumente anzusehen, zu editieren und sie anschließend in die iCloud zurückzuspeichern. Das Ganze funktioniert sehr gut, ist aber auf Dokumente von iWork, Textedit, der Vorschau.app und Photo Stream beschränkt. Aber immerhin, ein Anfang ist gemacht.
Dazu lassen sich intelligente Ordner anlegen, mit denen man Dokumente nach verschiedenen Kriterien automatisch sortieren kann.
Darüber hinaus lässt sich die Ansicht anpassen.
Neben einer Liste an Dokumenten stehen hier auch Thumbnails zur Verfügung, die man auf- und absteigend, sowie nach gewissen Kriterien sortieren kann. Im rechten Bereich kann man sich zudem einige Dateidetails einblenden lassen oder Dinge wie Tags, eine Kurzbeschreibung oder Sternewertung vergeben.
Apropos: Man kann natürlich auch Markierung und Tags (hier auf deutsch ‚Etiketten‘ genannt) zu jedem Dokument hinzufügen.
Die Farbe und die Anzahl (exakt sieben, mehr geht momentan nicht) der verschiedenen Markierungen sind leider in den iDocument Einstellungen vorgegeben; der Name lässt sich aber selbst bestimmen. Pro Dokument ist genau eine Markierung möglich.
Bei den Etiketten/Tags gibt es dahingegen keine Einschränkungen.
Man kann selbstverständlich auch nach Dokumenten suchen.
Dank der Indexierung bzw. der damit verbundenen Metadaten ist diese auch sehr schnell. So lassen sich beispielsweise recht einfach Dokumente mit dem Tag x oder der Dateiendung y finden.
Außerdem werden die Dokumente selbst nach Inhalt durchsucht.
Ein weiteres interessantes Feature ist SafeBox. Hier können Dokumente abgelegt werden, die nicht für jedermann sichtbar sein sollen.
Dafür vergibt man ein Passwort, welches man auch tunlichst nicht vergessen sollte. Da iDocument dieses Passwort ’nur‘ lokal sichert, ist im Notfall der Passworthinweis die einzige Möglichkeit wieder an diese gesicherten Dokumente zu kommen.
Ein Blick in die Einstellungen birgt wenig Überraschendes.
Man kann hier das Theme wechseln, die verschiedenen Clous verbinden, Markierungen umbenennen, die Dateiformate festlegen, die iDocument verwalten soll oder den Speicherort der Library (inkl. Index) bestimmen.
Preise und Verfügbarkeit
iDocument 2 wird sowohl im Mac App Store, als auch als stand-alone Downloadversion angeboten. Der Unterschied beider Versionen ist schnell erklärt: Bei der Mac App Store Version fehlt das SafeBox Feature. Ansonsten gleichen sich ‚beide Apps‘.
Preislich liegen wir momentan bei 44,99 Euro; bei der Downloadversion, dank einem sehr guten Dollarkurs, deutlich weniger. Dazu hat man als Akademiker die Möglichkeit die App für nur 29,99 US-Dollar zu kaufen. Damit aber nicht genug, denn Besitzer von iDocument 1 erhalten das Upgrade auf iDocument 2 sogar komplett kostenlos.
Skeptiker greifen, wie immer, vor dem Kauf zu kostenlosen und zeitlich begrenzten Trialversion. Zur Installation wird minimal OS X 10.7 Lion vorausgesetzt.
[app 686500832]
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FAZIT
Ich muss sagen, dass iDocument 2 mich wirklich überzeugt. Die App läuft stabil, sieht gut aus und lässt in Sachen Datenquellen und unterstützte Dateiformate kaum Wünsche offen. Außerdem hatte ich bei meiner zugegebenermaßen recht schmalen Test-Bibliothek von über 3.000 Dokumenten nie das Gefühl, dass iDocument ins Schwitzen kommt bzw. ich spürbare Lags hatte.
Verbesserungswürde ich definitiv die deutsche Lokalisierung. Hier ist momentan ein bunter Mix aus Deutsch und Englisch verhanden. Zudem würde ich mir eine tiefere iCloud-Verzahnung wünschen, so dass mehr als nur die Standard-Apps von Apple unterstützt werden.
Größtes Manko ist meiner Meinung nach aber nach wie vor die iDocument Library, die trotz Indexierung sehr groß werden kann. Bei meinen nur 3.000 Dokumenten kam sie auf über 700 MB, was zu einem Großteil an den Thumbnails liegt aber dennoch deutlich zu groß ist.
[do action=“aguwertung“ wert=“8″/]
VERLOSUNG
Entwickler IcyBlaze Software Inc. hat aptgetupdateDE für ein Gewinnspiel zwei stand-alone Download Lizenzen von iDocument 2 zur Verfügung gestellt.
Die Auslosung findet kommenden Freitag, den 11.10.2013, statt. Viel Glück!
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